Sanal POS başvurusunda istenen belgeler ve her birinin gerekçesi

Sanal POS başvurusunda istenen evrak listesi ilk bakışta uzun görünür: güncel vergi levhası, şirket yetkilisinin kimliği, şirket adına açılmış bir banka hesabı, limited ve anonim şirketlerde imza sirküleri ile ticaret sicil bilgileri, web sitesinden ödeme alınacaksa SSL sertifikası ve e-ticaret satışı yapılıyorsa mesafeli satış sözleşmesi. Bu liste rastgele derlenmiş bir evrak yığını değildir. Her belge, kart kabulüne izin verilmeden önce cevaplanması gereken ayrı bir soruya karşılık gelir.

Belgeleri tek tek ezberlemek yerine bu soruları öğrenmek daha çok işe yarar. Soruları bilen bir işletme, kendi şirket türünde ve kendi satış kanalında hangi evrağın neden istendiğini, hangisinin kendi durumunda karşılığı olmadığını kendi başına görebilir.

Altı belge, dört doğrulama sorusu

Başvuru dosyası dört şeyi göstermek için toplanır: ticari faaliyetin kayıtlı olduğunu, başvuruyu yapan kişinin o işletme adına imza atmaya yetkili olduğunu, tahsilatın gideceği hesabın işletmeye ait olduğunu ve kartla ödeyen kişinin satın alma anında korunduğunu. Altı belge bu dört başlığa dağılır.

Dördüncü başlığın iki belgesi olmasının nedeni, korumanın iki ayrı katmanda kurulmasıdır. Biri kart verisinin bağlantı üzerinde nasıl taşındığıyla, diğeri satışın koşullarının alıcıya önceden nasıl duyurulduğuyla ilgilidir.

Vergi levhası: dosyanın zeminini kuran belge

Vergi levhası, faaliyetin vergi dairesine kayıtlı olduğunu ve hangi işkolunda yürütüldüğünü tek sayfada gösterir. Kart kabulünde bu iki bilgi de kullanılır. Kayıt bilgisi, tahsilat yapan tarafın mükellef olarak var olduğunu ortaya koyar. Faaliyet bilgisi ise satılan ürün ve hizmetin beyan edilen işkoluyla uyumlu olup olmadığını gösterir; sektör, komisyon oranını belirleyen dört değişkenden biri olarak sitede açıkça sayıldığı için bu uyum yalnızca kimlik değeri taşıyan bir ayrıntı değildir.

SanalPos.com’un başvuru sayfası güncel vergi levhasını şahıs, limited ve anonim şirketlerin tümü için ister. Şirket türüne göre esneyen bir koşul değildir, hiçbir tüzel yapı bu belgeden muaf tutulmaz. Kayıtlı bir ticari faaliyeti bulunmayan bir kişinin dosyası bu ilk adımda tamamlanamaz, çünkü yükleyecek bir levhası yoktur.

Bu yazı belgelerin başvurudaki işlevini anlatır, vergi danışmanlığı yerine geçmez. Mükellefiyet türü, faaliyet kodunun seçimi ve levhanın güncelliği gibi başlıklar mali müşavirinizle konuşulur; mevzuat da zaman içinde değişebilir.

Kimlik ve imza sirküleri: dosyanın arkasındaki kişi

Kimlik belgesi, başvuruyu fiilen kimin yaptığını kayıt altına alır. Şirket yetkilisinin T.C. kimlik kartı veya pasaportu istenmesinin nedeni, kart kabul eden her işletmenin arkasında adı ve sorumluluğu belirli bir gerçek kişinin bulunması gerekliliğidir. İade, itiraz veya şüpheli işlem incelemesi gündeme geldiğinde muhatap bu kişidir.

İmza sirküleri ile ticaret sicil bilgileri ayrı bir boşluğu kapatır. Bir limited veya anonim şirkette kendini yetkili olarak tanıtan kişi ile şirket adına imza atmaya gerçekten yetkili kişi her zaman aynı olmayabilir. Sirküler bu yetkiyi şirketin kendi tescilli kayıtlarına dayanarak gösterir, sicil bilgileri de şirketin hangi kayıtla var olduğunu doğrular. Bu iki belge sermaye şirketleri için istenen bir çifttir.

Belgelerin hiçbiri şubeye taşınmaz. SanalPos.com tarafında sanal POS başvuru akışı uçtan uca çevrimiçi yürür: form 30 saniyelik bir adımdır, hesap e-posta doğrulamasıyla açılır ve levha, kimlik, sirküler gibi dosyalar bu hesabın paneline yüklenir. Islak imza ve kargo aşaması yoktur; dosya eksiksiz olduğunda başvuru 24 saat içinde sonuçlanır.

Şirket adına IBAN: tahsilatın varış adresi

Şirket adına açılmış bir banka hesabının istenmesinin nedeni basittir: tahsilatın varış noktası daha başvuru aşamasında belirlenmek zorundadır. Hesabın işletmenin kendi unvanına kayıtlı olması, satıştan doğan bedelin işletmeye ulaştığını gösteren en doğrudan kontroldür.

Bu noktada altyapı sağlayıcısının rolünü doğru yere oturtmak gerekir. SanalPos.com bir ödeme kuruluşu ya da elektronik para kuruluşu değildir. Lirbon Teknoloji ve Elektronik Ticaret A.Ş. bünyesinde teknik ödeme altyapısı sağlar ve 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun çerçevesinde aracı hizmet sağlayıcı olarak çalışır. Kart sahibinin ödediği bedel işlemin hiçbir aşamasında şirketin hesaplarına uğramaz; üye işyeri adına tahsis edilen sanal POS üzerinden doğrudan işletmenin kendi banka hesabına aktarılır. IBAN’ın doğru ve şirket unvanına ait olması bu yüzden idari bir formaliteden ibaret değil, akışın çalışabilmesi için gereken teknik veridir.

Hesaba geçiş T+1 olarak işlediği için bu bilgi tek seferlik bir kayıt da sayılmaz. Başvuruda verilen IBAN, her satış gününün ertesinde tekrarlanan bir aktarımın adresidir.

SSL sertifikası: ödeme sayfasının teknik ön koşulu

SSL sertifikası, ödemenin bir web sitesi üzerinden alınacağı durumlarda istenir. Gerekçesi doğrudan verinin taşınmasıyla ilgilidir: sertifikasız bir bağlantıda kart ve işlem bilgisi tarayıcı ile sunucu arasında şifrelenmeden ilerler. Ödeme akışında 256-bit SSL şifreleme, tüm hesaplarda varsayılan olarak açık gelen 3D Secure ve PCI-DSS uyumlu altyapı birlikte çalışır; bu zincirin ilk halkası sitenin kendi sertifikasıdır.

Sertifika ödeme sayfasının yazılımına değil, alan adının kendisine bağlıdır. Alan adı için geçerli bir sertifika yoksa ödeme sayfası teknik olarak doğru kurulmuş olsa bile tarayıcı ziyaretçiyi uyarır ve alışverişin kart bilgisi girilecek adımına güvenli biçimde ulaşılamaz. Belge bu nedenle başvurunun sonuna değil, sitenin yayına alınma aşamasına aittir.

Mesafeli satış sözleşmesi: satışın koşullarının yazılı olması

E-ticaret sitesi üzerinden satış yapan işletmelerden mesafeli satış sözleşmesi istenir. Belge, alıcının siparişi onaylamadan önce neyi kabul ettiğini yazıya döker: satılan ürün veya hizmetin kapsamı, teslim şartları, cayma hakkı, iade ve ücret iadesi süreci. Kartla alınan bir ödemede bu koşulların satıştan önce yayınlanmış olması, sonradan doğan bir uyuşmazlıkta tarafların neye dayanacağını belirler.

İtiraz ve chargeback süreçlerinde tartışılan şey satıcının iyi niyeti değil, alıcıya hangi koşulun hangi anda gösterildiğidir. Sözleşme bu yüzden yalnızca dosyayı tamamlayan bir evrak değil, satış sonrasında işletmenin elindeki en somut dayanaktır.

Listede olmayanlar: başvurunun istemediği şeyler

Bir belge listesini anlamanın ikinci yolu, orada bulunmayanlara bakmaktır. Başvuru için taahhütname, aylık asgari işlem sözü ya da kurulum bedelinin ödendiğine dair bir dekont istenmez. Kurulum ücreti ve aylık sabit ücret ₺0’dır, aylık minimum işlem zorunluluğu yoktur ve komisyon yalnızca başarılı işlemler üzerinden hesaplanır; iptal edilen veya başarısız olan işlem için ücret doğmaz.

Kabul edilecek her banka için ayrı bir dosya hazırlanması da gerekmez. Tek başvuru ve tek entegrasyonla Visa, Mastercard, Troy ve American Express kartları kabul edilir. Her bankayla ayrı sözleşme yapmak ve ayrı entegrasyon kurmak gerekmediği için belge seti banka sayısıyla birlikte çoğalmaz.

Komisyon oranı da dosyaya konulacak bir evrakla belirlenmez. Oran işletmeye özel hesaplanır ve dört değişkene bağlıdır: kart ailesi, taksit sayısı, aylık işlem hacmi ve sektör. Vergi levhasındaki faaliyet bilgisinin doğru olması bu nedenle çift işlevlidir; hem kimlik doğrulamasının hem de oranın belirlendiği değerlendirmenin girdisidir.

Belge listesini kontrol formu gibi değil, mantık zinciri gibi okumak

Liste sırayla işaretlenecek bir form gibi görünse de aslında tek bir cümlenin parçalara ayrılmış halidir: kayıtlı bir işletme, adına imza atmaya yetkili bir kişi eliyle, kendi unvanına ait bir hesaba, açıkça duyurulmuş koşullarla ve şifreli bir bağlantı üzerinden kartla ödeme almak istiyor. Bu cümlenin her öğesi bir belgeye karşılık gelir. Şirket türü ya da satış kanalı değiştiğinde değişen şey mantık değil, mantığın hangi belgeyle kanıtlandığıdır.

Sık sorulan sorular

Vergi levhası olmadan başvuru tamamlanabilir mi?

Tamamlanamaz. Başvuru sayfasındaki liste güncel vergi levhasını şahıs, limited ve anonim şirketlerin tümü için zorunlu tutar. Kayıtlı bir ticari faaliyeti olmayan bir kişi bu koşulu karşılayamaz; kart kabulüne giden yol önce mükellefiyetin kurulmasından geçer.

Web sitesi olmayan bir işletmeden de SSL sertifikası isteniyor mu?

SSL koşulu, ödemenin bir web sitesi üzerinden alınacağı senaryo için tanımlanmıştır. Tahsilat ödeme linki veya kodsuz POS gibi kendi siteniz olmadan çalışan bir yöntemle yapılıyorsa dosyanızın kapsamı satış kanalınıza göre değerlendirilir. Kendi durumunuzda tereddüt varsa 7/24 Türkçe destek hattı bu sorunun muhatabıdır.

Tahsilat şirket ortağının kişisel hesabına aktarılabilir mi?

Koşul, şirket adına açılmış bir banka hesabıdır; ortağın kişisel hesabı bunu karşılamaz. Tahsilat doğrudan işletmenin kendi hesabına aktarıldığı için hesabın sahibi ile satıştan doğan bedelin sahibinin aynı olması gerekir.